Quer saber como se adaptar à LGPD contabilidade? Continue a leitura e descubra conosco :)

Os escritórios de contabilidade possuem muitas informações de seus clientes, sendo elas fiscais, contábeis e financeiras.

Todas essas informações são importantes, e à partir da nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), muitas coisas mudarão. Sabe porquê?

A LGPD surgiu da preocupação de proteger toda e qualquer informação pessoal, o que consequentemente dificultou o dia a dia dos contadores. Pois agora, todos os dados que os clientes passam para a contabilidade tornam-se sigilosos.

E devido à esta nova lei que entrou em vigor em Agosto de 2020, os escritórios de contabilidade precisam se adaptar para não ter futuros problemas!

Agora, quer saber como se adaptar à LGPD Contabilidade? Aqui você saberá TUDO à respeito. No post de hoje, falaremos sobre os seguintes tópicos:

• Em primeiro lugar, o que é dado pessoal?
• O que é a LGPD?
• Quais são as mudanças que a LGPD trouxe à contabilidade?
• O que acontece se o escritório de contabilidade não cumprir a LGPD?
• Como se adaptar à LGPD Contabilidade?

Em primeiro lugar, o que é dado pessoal?

A LGPD diz que dado pessoal é toda e qualquer informação relacionada à pessoa natural ou jurídica, identificada ou identificável, como:

• Nome;
• Endereço;
• Data de nascimento;
• Origem racial ou étnica;
• Convicção religiosa;
• Estado civil;
• Opinião política;
• Situação patrimonial;
• Dado referente à saúde ou à vida sexual;
• Filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso;
• E dados genéticos ou biométricos.

E ainda mais! Até mesmo características físicas, números e qualificação pessoal podem ser caracterizadas como dados pessoais.

Também, devido a internet, e-mails, endereços de IP, localização e cookies também entram como dados.

Desse modo, a lei foi criada no objetivo de atualizar e padronizar a proteção de dados. Para assim, todo brasileiro ser protegido em casos de violação de privacidade.

Logo, esta lei se aplica a todos os escritórios de contabilidade que coletam, armazenam e processam dados de clientes e funcionários. Seja digitalmente, seja fisicamente.

O que é a LGPD?

Você sabia que a LGPD foi inspirada numa regulação europeia de proteção de dados?

Isso mesmo! A GDPR (General Data Protection Regulation) foi usada como inspiração em várias linhas da Lei 13.709, de 2018, com 65 artigos distribuídos em 10 capítulos. 

''Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.''

Em outras palavras, a Lei Geral de Proteção de Dados tem o foco de proteger todo e qualquer dado físico e digital dos brasileiros. Alterando significativamente a rotina dos escritórios de contabilidade.

Independente de quem for manusear a informação, seja funcionário, empresas terceirizadas, clientes ou fornecedores, ela deve ser protegida e controlada pelo próprio dono da informação.

Não somente protegendo, mas também informando os titulares de como seus dados são coletados e utilizados. Isso significa que deve haver consentimento do mesmo. Podendo até mesmo interromper o acesso à qualquer momento, quando desejar.

Quais são as mudanças que a LGPD trouxe à contabilidade?

A LGPD impactou diretamente todos os escritórios de contabilidade, já que, os mesmos possuem dados importantes sobre seus clientes.

Por trabalharem diretamente com a Lei, os profissionais de contabilidade tiveram que adotar várias mudanças para garantir que a proteção de dados fosse efetiva. E também, gerenciar os documentos garantindo que estão dentro da legalidade.

A LGPD Contabilidade exigirá que os profissionais desenvolvam mecanismos internos e sistemas de controle para garantir que a lei seja cumprida.

Além disso, será necessário gerar documentos comprobatórios caso aconteça uma auditoria interna ou externa.

O que acontece se o escritório de contabilidade não cumprir a LGPD?

Não cumprir a LGPD, que é o mesmo que não consentir com o cliente e não informá-lo ao usar qualquer dado de sua titularidade, resulta em graves consequências aos escritórios de contabilidade.

Será aplicado ao escritório multas e sanções, variando entre comunicados e advertências. Algumas podem chegar em até 2% do faturamento com limite de até R$ 50 milhões.

Como se adaptar à LGPD Contabilidade?

Tenha consentimento do titular

Importante lembrarmos que, a única pessoa que pode autorizar os escritórios de contabilidade a usá-los é o próprio titular.

E em meios digitais, este consentimento deve ser repetitivamente solicitado.

Diferencie controlador de operador

A LGPD também define que precisará de um nível exclusivo de trabalho para quem irá usar esses dados.

Ou seja, a contabilidade precisará de um controlador e um operador.

O controlador irá direcionar os dados ao destinatário. Já o operador irá lidar e tratar com eles.

Realize comitês de segurança da informação

O Comitê de Segurança da Informação nada mais é do que um setor composto por especialistas em prever os possíveis ataques que a empresa pode vir a sofrer.

Os escritórios de contabilidade precisam de um Comitê deste tipo, para medidas de seguranças serem aplicadas, até mesmo contra hackers.

Tenha medidas de redução de exposição

Quando falamos em redução de exposição, estamos falando em restringir ao máximo o acesso às informações dos clientes e funcionários.

Os escritórios de contabilidade precisam implantar técnicas administrativas de seguranças, como senhas.

Isso também é parte do trabalho do Comitê de Segurança da Informação.

Responsabilidade das terceirizadas

Os escritórios de contabilidade que tiverem contrato com empresas terceirizadas devem exigir que elas também se adaptem à LGPD.

Documente, arquive e principalmente verifique como a empresa trabalha. E claro, se cumpre a lei.

Por fim, faça uma política interna de proteção de dados, definindo os responsáveis por garantir quer a LGPD seja cumprida.

E garanta que está havendo consentimento de seus clientes e entre outros pontos que falamos acima.

Conclusão

Chegou até aqui? Que ótimo, então agora você já sabe como se adaptar à LGPD Contabilidade!

A LGPD Contabilidade trará muitos desafios mas também muitas oportunidades de crescimento. 

Em caso de dúvida nessa implantação, é fundamental procurar aconselhamento jurídico. Ao contar com especialistas em privacidade, implementar procedimentos de segurança da informação e adotar uma boa política de proteção de dados, é possível atender a norma e se manter competitivo no mercado.

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